Persondatapolitik for
Som del af Kirkens Korshær Herbergs værdigrundlag respekterer vi menneskets integritet, om det være sig personale eller brugere af huset. Her kan du læse, hvordan Kirkens Korshær Herbergs håndterer personoplysninger i overensstemmelse med de gældende regler i persondataforordningen.
Dataansvarlig
Forstander Flemming Jantzen er Kirkens Korshærs Herbergs dataansvarlige og sørger for, at behandlingen af dine personoplysninger sker i overensstemmelse med lovgivningen.
Vi behandler følgende persondata
Beboere og brugere af herberget:
Alle beboers personoplysninger bliver opbevaret på koncern service, som er Københavns kommunes sikre drev. Økonomiske betalinger vedrørende logi og kost opbevares indtil udgangen af 2019, på et sikkert journaldrev, som hedder PCD, og bogføres af firmaet Livsværk. Fra 01.01.2020 vil de opbevares på Kirkens Korshærs Herbergs eget sikre drev. Regnskab bogføres på Microsoft Dynamics, som også er kendt under navnet Navision.
Når man er indskrevet hos os, indsamler vi følgende personoplysninger: CPR-nummer, boligforhold, økonomiske forhold, familieforhold, kontaktnummer til nærmeste pårørende, helbred og eventuelle misbrugsforhold.
Formålet med indsamlingen og sagsbehandlingen af en beboers personoplysninger er:
1) Med henblik på ophold på enten Herberget, Natcafeen eller Ungeafdelingen svarende til målgruppe for § 110 eller med henblik på udredning til vores botilbud svarende til §108. 2) Vurdering af pågælendes videre sociale forløb med henblik på at finde en permanent bolig.
Modtagere af eventuelle oplysninger er (med samtykke) tilsynsmyndigheder, visiterende kommune, sagsbehandlere, politi, hospital, kriminalforsorg med mere.
Tidsrum for opbevaringen består af 2 elektroniske opbevaringer. 1) Alle journaler og indsatser på en person opbevares på Koncern Service sikre drev. Alle indsatser afsluttes, men slettes aldrig. 2) PCD-klient eller kommende nye Excel ark gemmes på et sikkert drev, hvor alle indskrivninger, udskrivninger, kost og dertilhørende økonomi opbevares. Oplysningerne afsluttes, når en beboere flytter, men slettes ikke. Alle har ret til at få deres egne personoplysninger med i et maskinlæsbart format. Mailkorrespondance med persondata slettes, når de er færdigbehandlet.
Her følger herbergets tiltag vedrørende personsikkerhed:
- Der indhentes altid samtykke til brug af persondata.
- Alle beboers journaler er eller bliver scannet ind og opbevares efter gældende regler for sikkerhed. Journaler indeholder følgende personoplysninger: – CPR-nummer, boligforhold, økonomiske forhold, familieforhold og kontakt nummer til nærmeste pårørende, helbred og eventuelle misbrugsforhold.
- Fremadrettet vil indskrivningsprocedurerne i herberget omfatte, at beboere bliver bekendtgjort med regler for, hvordan vi opbevarer deres personoplysninger.
- Kontaktoplysninger på nærmeste pårørende.
- Fremadrettet og i forbindelse med planer om renovering af Herbergets modtagelse vil hver beboer få en aflåst postbakke i modtagelsen.
- I dialog med Statsarkivet er gamle journaler i gang med at blive sorteret. Journalerne opbevares i et aflåst skab i et aflåst lokale, hvor kun pedel, souschef, forstander og afdelingslederne har adgang.
Personalet på herberget
Hvis du søger ansættelse på Herberget, vil dine personoplysninger blive behandlet på følgende måde:
Personaleoplysninger bliver opbevaret både elektronisk på Københavns Kommunes sikre drev og i aflåste skabe, som kun forstander og souschefen har adgang til. Herbergets vagtplaner med mere bogføres af firmaet Livsværk indtil årets udgang, hvorefter det erstattes af Delta Plan-vagtskema. Her følger Herbergets tiltag vedrørende personalesikkerhed:
- Personalet underskriver et tillæg til ansættelseskontrakten. Formålet med tillægget er at sikre medarbejderens samtykke, jævnfør reglerne i persondataloven og de nye EU-regler (Databeskyttelsesforordningen, GDPR), der trådte i kraft 25. maj 2018. Tillægget anses som en integreret del af medarbejderens ansættelseskontrakt med virksomheden. Fremadrettet vil tillægget indføres i ansættelseskontrakten.
Herberget vil behandle nedenstående personoplysninger i overensstemmelse gældende regler:
- Navn, privatadresse, mailadresse og telefonnummer.
- Dato for ansættelse, arbejdssted, stillingsbetegnelse.
- Arbejdstid, herunder vagt- og tjenestetider.
- Ferie og andet fravær samt sygefravær.
- Løn- og pensionsforhold, løntilskud og udbetaling af løn, herunder lønrefusioner samt andre relevante oplysninger for lønindeholdelse.
- Bankoplysninger, skatteoplysninger og fradrag i lønnen.
- Oplysninger i forbindelse med arbejdsskader, fleksjob og ansættelse på særlige vilkår, f.eks. ved handicap.
- Personaleadministrative oplysninger som uddannelse og kvalifikationer, kurser, kompetenceprofil, jobønsker, medarbejderudviklingssamtaler, bedømmelser, beskæftigelse, tillidshverv og lån af diverse.
- Effekter, eventuelle advarsler og lignende.
- Kontaktoplysninger på nærmeste pårørende.
- Straffeattest og børneattest.
- Eventuelle personlighedstester.
- Helbredsoplysninger samt barsel.
- Oplysninger om evt. afskedigelse eller bortvisning.
- Andre papirer såsom cv, ansættelseskontrakt og andre relevante oplysninger om ansættelsesforhold.
- Medarbejderen giver samtykke til, at der kan tages portrætbillede i forbindelse med ansættelsen, samt at Herberget kan tage situationsbilleder, hvorpå medarbejderen medvirker.
- Medarbejderen giver også samtykke til, at personaleadministrationen kan videregive personoplysninger til en tredjepart, f.eks. lønhåndteringsbureau, leverandører, arbejdsskadestyrelsen med mere.
Dine rettigheder
- Du har ret til at få sagsindsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig.
- Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, vi har registreret om dig.
- Du har ret til at få slettet de personoplysninger, vi har registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter vi alle oplysninger, som vi ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme.
- Behandlingen af personoplysninger er baseret på et samtykke fra dig. Du har ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling af personoplysninger herefter ophører, medmindre vi efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.
Konsekvenser af tilbagetrækning af samtykke
I det omfang behandling af data er baseret på samtykke, vil en tilbagetrækning af dette kunne have konsekvenser for det videre samarbejde mellem dig og Kirkens Korshærs Herberg.
Sikkerhed
Behandling af dine personoplysninger sker i Herbergets journalsystem, og i henhold til interne retningslinjer, der blandt andet indebærer, at ledere og ansatte alene har adgang til de oplysninger, der er relevante i forhold til deres arbejde.
Fysisk følsomme oplysninger opbevares i aflåste skabe. Følsomme oplysninger, som sendes på mail, krypteres og sendes via sikkermail.
Uddannelse af personale i IT- sikkerhed
Fast personale
Med undtagelse af køkken –og rengøringspersonale har al personalet både gennemført et selvevaluerende spørgeskema om persondataforordningen og gennemført Københavns Kommunes e-læringsforløb om persondatasikkerhed, og alle personalekontorer på 1. sal, 2. sal, 3. sal, Bt og Ungeafdelingen har aflåste skabe til personoplysninger med mere. Fremadrettet skal alle nye ansatte gennemføre Københavns Kommunes e-læringsforløb om persondatasikkerhed.
Vikarer
Vikarer har både gennemført et selvevaluerende spørgeskema om persondataforordningen og Københavns Kommunes e-læringsforløb om persondatasikkerhed. Fremadrettet skal nye vikarer gennemføre Københavns Kommunes e-læringsforløb om persondatasikkerhed.
Frivillige
Frivilligt personale har underskrevet et tillæg til ansættelseskontrakten. Formålet med tillægget er at sikre medarbejderens samtykke, jævnfør reglerne i persondataloven og de nye EU-regler(Databeskyttelsesforordningen, GDPR).
Andet
Der er ophængt en flyer/tjekliste, ”God kontorstil”, til god informationssikkerhed og databeskyttelse på alle Herbergets kontorer.
Klageinstans
Du har mulighed for at klage over vores behandling af personoplysninger om dig til Datatilsynet. Se kontaktoplysninger og mere om klageadgang her: www.datatilsynet.dk
- Forstander: Flemming Jantzen
- Souschef: Marianne Wentrup
- Medarbejderrepræsentant: Kristina Johansen